Przeprowadzanie spisu z natury za pomocą uzupełnianych długopisem formularzy i zapisywanych ręcznie na papierowych naklejkach numerów środków trwałych jest w dzisiejszych czasach przeżytkiem; pozostałością po czasach, gdy komputery i zaawansowane urządzenia elektroniczne były dostępne jedynie dla wybranych. Dziś specjalizowane drukarki i czytniki kodów paskowych dostępne są na wyciągnięcie ręki, dlaczego więc nie wykorzystać ich do przeprowadzenia inwentaryzacji?

Zamiast ręcznie wypisywać karty środków trwałych można skorzystać z powszechnie dostępnych programów do inwentaryzacji. Oznacza to koniec ręcznego uzupełniania i przeszukiwania niepraktycznych papierowych ksiąg inwentarzowych. Wprowadzenie informacji do centralnej bazy danych oznacza, że wszyscy uprawnieni pracownicy uzyskają natychmiastowy dostęp do danych na temat składników majątku. Usystematyzowana postać przechowywania informacji zmniejsza ryzyko popełnienia błędu przy wprowadzaniu nowych pozycji, a ergonomicznie zaprojektowany interfejs użytkownika umożliwia błyskawiczny dostęp do potrzebnych kart środków.

Mając dane wprowadzone do programu, za pomocą jednego kliknięcia można zlecić wydruk etykiet inwentaryzacyjnych. Oprócz nazwy środka trwałego i jego numeru inwentarzowego zawierają one kod paskowy umożliwiający odczyt za pomocą odpowiedniego czytnika kodów kreskowych. Etykiety drukowane są na wysokiej jakości folii samoprzylepnej, dzięki czemu wytrzymają co najmniej 10 lat, nawet w ciężkich warunkach. Oznacza to koniec z zamazanymi, porwanymi, rozmytymi i nieczytelnymi oznaczeniami środków.

Po takim przygotowaniu przeprowadzenie inwentaryzacji przestaje być kilkutygodniową drogą przez mękę. Poręczny czytnik kodów paskowych w ciągu ułamka sekundy odczyta z wydrukowanej etykiety wszystkie potrzebne informacje. Każdy członek zespołu spisowego, wyposażony w przenośny kolektor danych, jest w stanie zinwentaryzować nawet kilkanaście środków w ciągu minuty. Po zakończeniu spisu dane z urządzeń są zbierane i porównywane z zapisami w bazie. Natychmiast dostępny jest odpowiedni wydruk i wykaz różnic.